A A A

Rozliczanie VAT - deklaracje, kontrola, wymiar, odwołania, skargi - Dodatek nr 12 do Poradnika VAT nr 19 (259) z dnia 10.10.2009

Postępowanie kontrolne - obowiązki podatnika i organu kontrolującego

Czas trwania postępowania kontrolnego nie został przez ustawodawcę określony ustawowo. Jest on uzależniony od wielu czynników, m.in. od zakresu kontroli, od wielkości jednostki kontrolowanej i zakresu prowadzonej przez nią działalności, od napotkanych wątpliwości i problemów wymagających szczegółowego wyjaśnienia i przeprowadzenia dodatkowych dowodów. Istotne jest natomiast to, że kontrola może być przeprowadzana wyłącznie w godzinach prowadzenia przez kontrolowanego działalności gospodarczej. Kontrola powinna być zakończona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu. O każdym przypadku niezakończenia kontroli w terminie wskazanym w upoważnieniu, kontrolujący obowiązany jest zawiadomić kontrolowanego, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia.

Dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie tego terminu nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym, chyba że został wskazany nowy termin zakończenia kontroli.

Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne za zgodą kontrolowanego mogą być przeprowadzane w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

W toku postępowania kontrolnego, zarówno po stronie organów podatkowych, jak i po stronie jednostki kontrolowanej występują pewne obowiązki, nałożone przez ustawodawcę, ale także i uprawnienia, z których obie strony mogą korzystać.

Pomijając szczegóły procedury związanej z postępowaniem kontrolnym, skupimy się w dalszej części opracowania na omówieniu najistotniejszych uprawnień zarówno organów przeprowadzających kontrolę, jak i kontrolowanych podatników, w oparciu o zasady wynikające z Ordynacji podatkowej w tym zakresie.

Wśród najistotniejszych uprawnień organów kontrolujących wymienić należy prawo do:

wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego,
wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku wymienionym w art. 276 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. w przypadku konieczności weryfikacji poniesionych wydatków na cele mieszkaniowe,
żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin,
żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów i notatek,
zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą,
zabezpieczania zebranych dowodów,
legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
żądania przeprowadzenia spisu z natury,
przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób wymienionych w art. 287 § 4 Ordynacji podatkowej,
zasięgania opinii biegłych,
wydania na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem: próbek towarów, akt, ksiąg, dokumentów - w razie powzięcia podejrzenia, że są one nierzetelne, lub w sytuacji gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji.

Warto zwrócić uwagę na kilka uregulowań w zakresie uprawnień kontrolujących:

Możliwość przesłuchania kontrolowanego w charakterze strony - przesłuchanie strony jest możliwe zawsze wtedy, gdy organ uzna to za konieczne, przy spełnieniu wymogu uzyskania zgody strony na to przesłuchanie. Pamiętać należy, iż podatnik będący stroną postępowania ma prawo odmowy przesłuchania. Choć przepisy Ordynacji podatkowej nie wskazują formy wyrażenia woli w tej kwestii, w praktyce przyjąć można, iż podatnik, który otrzyma wezwanie do stawienia się w określonym dniu celem przesłuchania w charakterze strony, może nie stawić się na to wezwanie, co będzie równoznaczne z niewyrażeniem zgody na to przesłuchanie. Warto podkreślić, iż w sytuacji gdy podatnik wyrazi chęć udziału w przesłuchaniu, musi liczyć się z tym, że od tej chwili wobec niego stosowana będzie większość przepisów Ordynacji, dotyczących przesłuchiwania świadków - w szczególności więc będzie musiał składać zeznania zgodne z prawdą, pod groźbą odpowiedzialności karnej.
Możliwość żądania od kontrolowanego złożenia oświadczenia o stanie majątkowym na podstawie art. 285a § 3 Ordynacji podatkowej. Żądanie to może być skierowane wyłącznie do osoby fizycznej - niezależnie od tego, czy osoba ta prowadzi działalność zarejestrowaną czy też nielegalną. W podatku VAT zastrzeżenie powyższe będzie istotne w stosunku do spółek osobowych, spółki te bowiem dla potrzeb podatku VAT stanowią odrębny podmiot - są odrębnymi podatnikami VAT. W tym przypadku wyłącznie w sytuacji gdy kontrolujący będzie dysponował upoważnieniem do kontroli konkretnego wspólnika spółki osobowej, będzie mógł żądać od niego oświadczenia o stanie majątkowym. Warto podkreślić, iż możliwość żądania złożenia przez podatnika oświadczenia o stanie majątkowym obwarowana została koniecznością spełnienia dodatkowych warunków, m.in. musi istnieć uzasadnione przypuszczenie, że podatnik nie ujawnił wszystkich obrotów lub przychodów mających znaczenie dla określenia lub ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego.
Możliwość oględzin lokalu mieszkalnego w trakcie kontroli podatkowej - stanowi ewidentne rozszerzenie uprawnień kontrolujących i polega na umożliwieniu kontroli zasadności skorzystania przez podatników z ulgi w związku z wydatkami na cele inwestycyjne w drodze dokonania oględzin lokalu mieszkalnego lub jego części (art. 286 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej), przy spełnieniu warunków określonych w przepisie art. 276 § 1.
Możliwość sporządzania kopii kontrolowanych dokumentów - na podstawie art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej.
Możliwość legitymowania osób w trakcie kontroli - tylko w przypadku gdy jest to niezbędne do kontroli. Kompetencja ta zaczerpnięta została z przepisów ustawy o kontroli skarbowej.
Możliwość przeprowadzenia kontroli w asyście - w przypadku oporu uniemożliwiającego lub też utrudniającego przeprowadzenie czynności kontrolnych, bądź też w sytuacji gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że opór taki może mieć miejsce, kontrolujący może wezwać pomoc organu Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Straży Granicznej lub Straży Miejskiej.
Możliwość wykorzystywania w postępowaniu dowodowym sprzętu audiowizualnego - unormowanie przejęte także z ustawy z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2004 r. nr 8, poz. 65 ze zm.), określone w art. 287 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej. Zarówno kontrolowany, jak i jego pracownicy czy też osoby upoważnione do jego reprezentowania, mają obowiązek nieodpłatnego umożliwienia organom kontrolującym filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku, może stanowić dowód lub może przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli.
Możliwość swobodnego wstępu na teren jednostki kontrolowanej - organy kontrolujące mają prawo wstępu na teren jednostki kontrolowanej na podstawie legitymacji służbowej bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlegają rewizji osobistej.

Natomiast wśród uprawnień przysługujących podatnikowi, który jest jednostką kontrolowaną przez organ podatkowy, podstawowym jest prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych - realizowane osobiście bądź przez wskazaną przez siebie osobę (art. 285 Ordynacji podatkowej). Jeżeli podmiotem kontrolowanym jest osoba prawna bądź jednostka nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółka cywilna), kontrola odbywa się w obecności osób upoważnionych do reprezentowania tychże podmiotów, czyli członka zarządu, wspólnika lub innych osób upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw.