Gazeta Podatkowa nr 47 (1088) z dnia 12.06.2014

Jak uzyskać zaświadczenie z urzędu skarbowego?

Wielu spraw, np. udzielenia przez bank kredytu, nie można załatwić bez odpowiednich zaświadczeń z urzędu skarbowego. Podstawą wystawiania takich dokumentów jest wniosek. Nie zawsze jednak na tym formalności się kończą.

Niezbędne dokumenty

Urzędy skarbowe potwierdzają w formie zaświadczenia posiadane informacje, np. stan zaległości podatkowych, obroty firmy, NIP. Taki dokument wystawiany jest wtedy, gdy urzędowe potwierdzenie określonych faktów jest konieczne ze względu na interes prawny wnioskodawcy albo wymagane przez prawo. Stanowi tak art. 306a § 2 Ordynacji podatkowej.

Podstawą wydania zaświadczenia jest wniosek złożony przez uprawnioną osobę. W większości przypadków sporządza się go samodzielnie albo korzysta z druków opracowanych i udostępnianych przez dany urząd skarbowy. Ważne jest, aby precyzyjnie określić treść żądania - wskazać, jakie informacje mają być potwierdzone w zaświadczeniu. Niekiedy jednak wniosek trzeba złożyć na urzędowym druku, np. ubiegając się o dokument potwierdzający brak obowiązku uiszczenia VAT z tytułu przywozu środka transportu z terytorium innego państwa UE, wypełnia się VAT-24.

Nie zawsze sam wniosek wystarczy. Niektórych zaświadczeń nie otrzyma się bez przedłożenia dodatkowych dokumentów, np. do VAT-24 należy dołączyć umowę lub fakturę stwierdzającą nabycie pojazdu przez wnioskodawcę oraz inne dokumenty, z których jednoznacznie wynika, że nie zachodzi w tym przypadku wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.

Więcej formalności muszą również załatwić osoby lub podmioty, które chcą poznać stan zaległości podatkowych innego podatnika. Chodzi o zaświadczenia wystawiane na żądanie m.in. nabywcy przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, kontrahentów podatnika prowadzących działalność gospodarczą, banków, rozwiedzionego małżonka. Trzeba uzyskać pisemną zgodę podatnika na wydanie takiego dokumentu. Podpis musi być urzędowo lub notarialnie poświadczony. Na wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, związanych z działalnością gospodarczą, potrzebna jest zgoda podatnika wyrażona na piśmie, z jego podpisem i pieczęcią używaną dla celów tej działalności.

Zgody na wydanie zaświadczenia o długach podatnika nie musi uzyskać jego małżonek, jeżeli pozostaje z nim we wspólności majątkowej. Składa natomiast, na formularzu oznaczonym symbolem ORD-M, oświadczenie, że takie właśnie stosunki majątkowe są między nimi.

Opłata za zaświadczenie

Uzyskanie zaświadczenia wiąże się na ogół z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej. Jej stawka jest różna w zależności od tego, jakie zaświadczenie chce się uzyskać (więcej w ramce).

Obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje z chwilą złożenia wniosku. Wymaganą kwotę wpłaca się w kasie lub na rachunek urzędu miasta, właściwego ze względu na siedzibę urzędu skarbowego, który ma wydać zaświadczenie. Niekiedy istnieje możliwość uiszczenia opłaty skarbowej u inkasenta. Inkasem zajmuje się wiele instytucji. Zadanie to wykonują również niektóre urzędy skarbowe.

Urzędowi skarbowemu trzeba dostarczyć dowód uregulowania opłaty skarbowej. Najlepiej dołączyć go od razu do składanego wniosku. Dozwolone jest jednak dostarczenie go w ciągu 3 dni od dnia złożenia wniosku.

Urzędowa procedura

Postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia jest procedurą bardzo uproszczoną. Sprowadza się do porównania treści żądania wnioskodawcy z informacjami wynikającymi z prowadzonych przez urząd skarbowy ewidencji, rejestrów i innych baz danych.

Zaświadczenie powinno być wydane w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. W przypadku gdy ma być ono wystawione na żądanie osoby innej niż podatnik, termin ten biegnie od dnia złożenia oświadczenia podatnika wyrażającego na to zgodę. Wyjątkiem jest zaświadczenie, o którym mowa w art. 306m § 1 Ordynacji podatkowej, o miejscu zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce osoby fizycznej osiągającej przychody (dochody) z oszczędności. Na jego wydanie urzędnicy mają 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

Zaświadczenie można odebrać w urzędzie skarbowym osobiście lub przez pełnomocnika. Można również poprosić o przesłanie go za pośrednictwem operatora pocztowego na wskazany adres. Obecnie nie uzyska się zaświadczenia przez internet. Taka opcja ma być jednak dostępna od 1 stycznia 2016 r.

Należy pamiętać, że zaświadczenie potwierdza stan faktyczny lub prawny istniejący w dniu jego wydania. Staje się więc nieaktualne w przypadku zmiany okoliczności faktycznych lub prawnych. W praktyce przyjmuje się, że zaświadczeniem można posługiwać się przez miesiąc od jego wydania.

Urząd skarbowy nie zawsze może wystawić zaświadczenie zgodne z treścią żądania wnioskodawcy, np. o niezaleganiu w podatkach, gdy są zaległości podatkowe. W takiej sytuacji zapada postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia. Przysługuje na nie zażalenie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)