Gazeta Podatkowa nr 77 (2056) z dnia 25.09.2023

Jak uzyskać zaświadczenie z urzędu skarbowego?

Urzędy skarbowe wydają - na wniosek podatnika lub jego pełnomocnika - zaświadczenia o dochodach, wysokości zaległości podatkowych, rezydencji podatkowej. Niektóre zaświadczenia można generować automatycznie za pośrednictwem konta w serwisie e-Urząd Skarbowy. Plik pobrany z serwisu ma taką samą moc prawną jak tradycyjne papierowe zaświadczenie.

Niezbędny wniosek

Zaświadczenie potwierdza fakt albo stan prawny wynikający z prowadzonej przez urząd skarbowy ewidencji, rejestrów lub z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.

Zaświadczenie można uzyskać po złożeniu wniosku. Sam wniosek nie wystarczy, jeżeli chce się poznać stan zaległości podatkowych innego podatnika. Na ujawnienie w zaświadczeniu takich informacji trzeba przedstawić zgodę podatnika. Obowiązuje to w przypadku zaświadczeń wydawanych na żądanie m.in. nabywcy przedsiębiorstwa, kontrahentów podatnika prowadzących działalność gospodarczą, byłego małżonka (art. 306g i art. 306h Ordynacji podatkowej). Zgoda może być wyrażona na piśmie (z podpisem podatnika urzędowo lub notarialnie poświadczonym) albo w formie dokumentu elektronicznego. Zgoda nie jest potrzebna, jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia o zaległościach podatkowych składa małżonek podatnika, a małżonkowie pozostają we wspólności majątkowej. Trzeba jednak przedłożyć oświadczenie o istnieniu wspólności majątkowej. Sporządza się je na formularzu ORD-M.

Wniosek o wydanie zaświadczenia może być złożony przez pełnomocnika. Pełnomocnik musi legitymować się pełnomocnictwem ogólnym (PPO-1) lub szczególnym (PPS-1). Pełnomocnictwa ogólnego nie dołącza się do wniosku. Jeżeli zostało złożone, urząd skarbowy sprawdzi umocowanie danej osoby do reprezentowania mocodawcy w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych. Pełnomocnictwo szczególne należy natomiast dołączyć do wniosku w formie papierowej lub przesłać w postaci dokumentu elektronicznego przez ePUAP. Złożenie pełnomocnictwa szczególnego podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Należy jednak zaznaczyć, że pełnomocnictwo ogólne nie jest potrzebne osobie, która składa wniosek jako użytkownik konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym. Osoba ta podejmuje czynności na koncie organizacji ze skutkiem dla tego podmiotu. Jeśli organizacja nie posiada pełnomocnika ogólnego, wydane zaświadczenie jest doręczane na jej konto w e-Urzędzie Skarbowym (por. odpowiedzi na pytania dotyczące konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym na stronie www.podatki.gov.pl).

Dostępne opcje

Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej.

Papierowy wniosek należy wysłać lub zanieść do urzędu skarbowego. Osoba, która chce to zrobić osobiście, może przez internet umówić termin wizyty. Rezerwacji trzeba dokonać, korzystając z aplikacji "Umów wizytę online". Aplikacja jest dostępna na stronie www.podatki.gov.pl/e-wizyta-w-urzedzie-skarbowym/.

Wniosek o wydanie zaświadczenia można przesłać przez internet za pośrednictwem platformy ePUAP albo z konta w serwisie e-Urząd Skarbowy. Serwis e-Urząd Skarbowy pozwala na złożenie wniosku jako załącznika do pisma ogólnego. Umożliwia ponadto uzyskanie niektórych zaświadczeń generowanych automatycznie. Są to zaświadczenia: o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości podatkowych (ZAS-W), o wysokości przychodu, dochodu, podatku należnego oraz odliczonych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne w podatku PIT (ZAS-DFU) oraz o wysokości dochodu podatnika w podatku PIT (ZAS-DF). Stanowi tak § 7 rozporządzenia MF w sprawie korzystania z e-Urzędu Skarbowego.

Zaświadczenia wydawane automatycznie przez system e-Urząd Skarbowy opatrywane są podpisem elektronicznym Szefa KAS. Uzyskanym dokumentem elektronicznym można posługiwać się przy załatwianiu sprawy, np. w banku czy na uczelni. Można go przesłać do systemów informatycznych jako załącznik (jeśli system umożliwia złożenie wniosków elektronicznie oraz dołączanie załączników). Fakt podpisania zaświadczenia pieczęcią Szefa KAS nie zmienia właściwości organów podatkowych. Sprawy związane z tym dokumentem, w tym ewentualne wyjaśnienie wątpliwości dotyczących jego treści, należy załatwiać we właściwym dla siebie organie podatkowym (konkretnym urzędzie skarbowym).

(Nie)zbędna opłata

Wydanie zaświadczenia wiąże się, co do zasady, z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej. Stawka zależy od rodzaju zaświadczenia, np. za zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach trzeba zapłacić 21 zł, a za certyfikat rezydencji podatkowej - 17 zł.

Opłaty skarbowej nie wpłaca się do urzędu skarbowego, lecz uiszcza na rzecz burmistrza/prezydenta miasta właściwego ze względu na siedzibę urzędu skarbowego mającego wystawić zaświadczenie. Wymaganą kwotę można uregulować w kasie urzędu miasta lub przelać na rachunek bankowy. Dowód jej uiszczenia należy dołączyć do wniosku o wydanie zaświadczenia lub dostarczyć do urzędu skarbowego w ciągu 3 dni od dnia jego wniesienia. Opłaty skarbowej nie uiszcza się za wydanie zaświadczenia przez organ KAS na wniosek złożony za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Opłacie skarbowej nie podlegają także zaświadczenia wydawane w celu uzasadnienia wniosków w sprawach wskazanych w art. 2 ustawy o opłacie skarbowej. Są to sprawy m.in.: alimentacyjne, świadczeń socjalnych, zatrudnienia.

Uzyskanie zaświadczenia, że nie figuruje się w Rejestrze Zastawów Skarbowych lub jest się wpisanym jako właściciel ruchomości lub prawa majątkowego obciążonego zastawem skarbowym, wiąże się z opłatą (nie skarbową) wynoszącą 50 zł. Wpłaca się ją na mikrorachunek. Dowód jej uregulowania należy dołączyć do wniosku o wydanie zaświadczenia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.)

Ustawa z dnia 16.11.2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2142 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21.06.2023 r. w sprawie korzystania z e-Urzędu Skarbowego (Dz. U. poz. 1178)