Gazeta Podatkowa nr 47 (1192) z dnia 11.06.2015

Prawa i obowiązki przedsiębiorcy kontrolowanego przez fiskusa

Urząd skarbowy ma prawo sprawdzić każdego przedsiębiorcę - także mającego zawieszoną działalność gospodarczą - pod kątem wywiązywania się z obowiązków wobec fiskusa. Kontrole podatkowe w siedzibie podatnika mają być jednak prowadzone przede wszystkim wtedy, gdy istnieje wysokie ryzyko unikania opodatkowania. Kontrolowany musi udostępnić dokumentację podatkową, udzielać wyjaśnień, okazać majątek itp. Ma natomiast prawo do udziału w czynnościach kontrolnych, ustanowienia pełnomocnika czy zgłoszenia zastrzeżeń do dokonanych ustaleń.

Nowe standardy

Każdy przedsiębiorca - także w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej - musi liczyć się z kontrolą rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania oraz prawidłowości obliczania i wpłacania podatków.

Kontrole podatkowe są wszczynane z urzędu.

Urzędnicy, zgodnie z założeniami nowego systemu weryfikacji rozliczeń podatkowych wdrażanego przez Ministra Finansów, mają podejmować takie działania w oparciu o analizę ryzyka wystąpienia nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych. Rzetelni przedsiębiorcy (co do których nie ma uzasadnionego podejrzenia naruszenia przepisów prawa) nie powinni być absorbowani kontrolami podatkowymi. Sprawy wymagające wyjaśnienia mają być w pierwszej kolejności załatwiane telefonicznie, drogą e-mailową lub w ramach czynności sprawdzających. Przedsiębiorcy mogą spodziewać się w swojej siedzibie wizyty kontrolujących przede wszystkim wtedy, gdy istnieje duże ryzyko unikania opodatkowania - niezależnie od tego, czy jest to wynikiem działań umyślnych, czy nie. Kontrole podatkowe podejmowane u podatników, którzy mimo starań nie zawsze prawidłowo wypełniają swoje zobowiązania podatkowe, mają jednak polegać na wskazaniu popełnionych błędów i być formą edukacji.

Minister Finansów podkreśla, że kontrole podatkowe będą ukierunkowane na weryfikację bieżących okresów rozliczeniowych. Ma to ograniczyć sytuacje, w których po ujawnieniu nieprawidłowości podatnik nie jest w stanie pokryć z bieżącej działalności odsetek za zwłokę lub nie można wyegzekwować zaległości podatkowych.

Start kontroli

Urzędnicy są zobligowani uprzedzić przedsiębiorcę o planowanej weryfikacji rozliczeń podatkowych - z wyjątkiem przypadków wskazanych w art. 282c Ordynacji podatkowej. Dokonują tego poprzez doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej sporządzonego na formularzu ZAW-K. W piśmie wskazuje się m.in. zakres kontroli, rodzaj sprawdzanego podatku, okres objęty weryfikacją.

Kontrola podatkowa może rozpocząć się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia podatnikowi zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Dopuszczalne jest przystąpienie do działań kontrolnych przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Podatnik musi jednak wyrazić na to zgodę. Aby to zrobić, wystarczy podpisać stosowną formułkę zamieszczoną w formularzu ZAW-K. Okres między otrzymaniem zawiadomienia a wszczęciem kontroli podatkowej warto wykorzystać na przygotowanie dokumentacji, skorygowanie błędów w rozliczeniach czy wyznaczenie reprezentanta.

Należy pamiętać, że obowiązuje zakaz podejmowania i prowadzenia w tym samym czasie więcej niż jednej kontroli. Jeżeli przedsiębiorca jest już sprawdzany przez jakiś organ, np. ZUS, urzędnicy skarbowi muszą odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych. Mogą ustalić z nim inny termin przeprowadzenia kontroli podatkowej. Zakaz ten nie ma charakteru bezwzględnego. Nie stosuje się go np. w przypadku kontroli zasadności zwrotu VAT.

Dokumenty do wglądu

Urzędnicy wszczynają kontrolę podatkową poprzez doręczenie przedsiębiorcy lub uprawnionej osobie upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowych. W imieniu osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej występuje osoba upoważniona do ich reprezentowania lub prowadzenia spraw.

Weryfikacja polega przede wszystkim na sprawdzeniu firmowej dokumentacji podatkowej. Urzędnicy mają przy tym prawo żądać od podatnika udostępniania tylko akt, ksiąg i dokumentów związanych z przedmiotem kontroli wskazanym w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. Nie wolno im rozszerzyć swoich działań na inne rozliczenia, nawet jeżeli mają wątpliwości co do ich prawidłowości. Przedsiębiorcy, którzy z racji kontaktów z kontrahentami zagranicznymi dysponują materiałami obcojęzycznymi, muszą liczyć się z koniecznością przedłożenia ich wersji w języku polskim. Kontrolujący mają prawo zażądać przedstawienia tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym, a mającej związek ze sprawami będącymi przedmiotem kontroli podatkowej, np. faktur lub umów. Przedsiębiorca sporządza przekłady na własny koszt.

Rozliczenia przedsiębiorców, którzy posiadają informatyczne systemy finansowo-księgowe, mogą być sprawdzone w trybie tzw. e-kontroli. Polega to na pobraniu danych księgowych w formie elektronicznej bezpośrednio z komputera podatnika. Uzyskane dane są następnie poddawane testom analitycznym z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania. Wymaga to przygotowania dla kontrolujących pisemnej informacji o rodzaju używanego w firmie oprogramowania oraz o tworzonych i obsługiwanych przez ten program rodzajach formatów plików (w tym rodzajach plików, z których i do których jest możliwe konwertowanie i eksportowanie danych).

Kontrola podatkowa to nie tylko weryfikacja zapisów księgowych i dokumentacji. Przedsiębiorca musi liczyć się z obowiązkiem sporządzenia na żądanie kontrolujących spisu z natury, udzielania wyjaśnień, okazania majątku podlegającego kontroli itp. (więcej w ramce).

Uwagi do protokołu

Kontrola podatkowa urzędu skarbowego kończy się protokołem. Dokument ten zawiera m.in. opis dokonanych ustaleń faktycznych, dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów, ocenę prawną sprawy.

Kontrolowany przedsiębiorca otrzymuje jeden egzemplarz protokołu. Ma prawo zgłosić do niego swoje zastrzeżenia lub wyjaśnienia, np. co do sposobu ustalenia stanu faktycznego, wskazując równocześnie odpowiednie wnioski dowodowe. Należy to zrobić w ciągu 14 dni od dnia doręczenia protokołu. Jeżeli podatnik nie zgłosi w terminie zastrzeżeń i wyjaśnień, przyjmuje się, że nie kwestionuje ustaleń kontrolnych.

Druk zastrzeżeń do protokołu kontroli jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.

Kontrolujący mają na rozpatrzenie uwag 14 dni od dnia ich otrzymania. W tym terminie muszą zawiadomić podatnika o sposobie załatwienia zastrzeżeń, wskazując w szczególności te nieuwzględnione, oraz przedstawić uzasadnienie faktyczne i prawne. W przypadku gdy wyjaśnienia lub zastrzeżenia zgłoszone do protokołu zostaną w całości uwzględnione, nie trzeba składać lub korygować rozliczeń zgodnie z ustaleniami kontrolujących, aby nie zostało wszczęte pokontrolne postępowanie podatkowe.

Prawo do sprzeciwu

Przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez urzędników czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa (tj. art. 79-79b, art. 80 ust. 1 i 2, art. 82 ust. 1 oraz art. 83 ust. 1 i 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej), np. w związku z bezpodstawnym wszczęciem kontroli bez uprzedzenia, przekroczeniem dopuszczalnego czasu trwania kontroli czy naruszeniem zakazu prowadzenia jednocześnie kilku kontroli. Stanowi o tym art. 84c ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Urząd skarbowy ma zatem obowiązek zbadać, na żądanie przedsiębiorcy, zgodność z prawem przeprowadzanej przez siebie kontroli.

Sprzeciw, zawierający stosowne uzasadnienie, wnosi się na piśmie do urzędu skarbowego. Przedsiębiorca musi ponadto o jego złożeniu pisemnie zawiadomić kontrolujących. Sprzeciw należy złożyć w ciągu 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli. W przypadku gdy powodem jego wnoszenia jest przedłużenie kontroli ponad dopuszczalny limit, termin ten zaczyna biec w dniu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu.

Skutkiem zastosowania tego rozwiązania jest wstrzymanie czynności kontrolnych. Następuje to z chwilą doręczenia kontrolującym zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu i trwa do czasu rozpatrzenia sprzeciwu, a jeżeli zostanie złożone zażalenie - do momentu jego rozpoznania. Urząd skarbowy może, w drodze postanowienia, dokonać na czas rozpatrzenia sprzeciwu zabezpieczenia dowodów mających związek z przedmiotem i zakresem kontroli.

Organ kontroli ma 3 dni robocze na przeanalizowanie sprawy i wydanie postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych albo o ich kontynuowaniu. Niedotrzymanie tego terminu jest równoznaczne z zapadnięciem rozstrzygnięcia o odstąpieniu od czynności kontrolnych. Na postanowienie urzędu skarbowego przysługuje zażalenie. Trzeba je złożyć w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. Zażalenie powinno być rozpatrzone w ciągu 7 dni od dnia jego wniesienia. Jeżeli tak się nie stanie, przyjmuje się, że zapadło postanowienie uznające słuszność zażalenia. Należy przy tym zaznaczyć, że na odmowę rozpatrzenia sprzeciwu nie przysługuje skarga do sądu administracyjnego (por. uchwałę NSA z dnia z dnia 13 stycznia 2014 r., sygn. akt II GPS 3/13).

Wniesienie sprzeciwu jest niedopuszczalne, gdy urząd skarbowy przeprowadza kontrolę powołując się na fakt, że jest to niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów ich dokonania.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613)

Ustawa z dnia 2.07.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 584)