Okres przechowywania protokołu kontroli podatkowej

Urząd skarbowy zakończył w spółce z o.o. kontrolę podatkową dotyczącą prawidłowości rozliczenia podatku CIT za 2021 r. Wykazała ona nieprawidłowości, ale zostały one usunięte poprzez złożenie korekty zeznania CIT-8 za 2021 r. Jak długo trzeba przechowywać protokół przeprowadzonej kontroli podatkowej?

Protokół kontroli podatkowej należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia weryfikowanego w jej ramach zobowiązania podatkowego.

Przebieg kontroli podatkowej przeprowadzonej przez urząd skarbowy dokumentowany jest w protokole (stan faktyczny może być ponadto utrwalony za pomocą aparatury rejestrującej obraz i dźwięk lub na informatycznych nośnikach danych). Protokół zawiera m.in. opis dokonanych ustaleń faktycznych, dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów, ocenę prawną sprawy. Sporządzany jest w dwóch egzemplarzach. Podatnik otrzymuje jeden z nich (z tym że bez załączonych do protokołu fotokopii, odpisów i wydruków z akt, ksiąg oraz innych dokumentów udostępnionych przez podatnika, które zostały mu zwrócone, co odnotowuje się w protokole).

Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać protokoły kontroli. Obliguje ich do tego art. 57 ust. 1 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.). Okres przechowywania protokołów kontroli nie jest ustawowo określony. Przyjmuje się, że należy je zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczą.

Zobowiązanie podatkowe z tytułu CIT przedawnia się zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (odrębnie uregulowano kwestię przedawnienia tzw. estońskiego CIT). Termin przedawnienia wydłuża się w przypadku, gdy jego bieg nie rozpocznie się, np. w związku z rozłożeniem spłaty podatku na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu do sądu administracyjnego skargi na decyzję dotyczącą zobowiązania podatkowego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku zastosowania środka egzekucyjnego (zajęcia składnika majątku podatnika) w toku postępowania egzekucyjnego. Stanowi o tym art. 70-70e Ordynacji podatkowej. Na bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - a tym samym na okres przechowywania protokołu kontroli podatkowej - nie ma wpływu fakt przeprowadzenia kontroli podatkowej i czas jej trwania, ani czy wykazała ona nieprawidłowości w wywiązywaniu się z obowiązków podatkowych czy zakończyła się stwierdzeniem braku uchybień, a także czy i w jakim zakresie podatnik skorygował rozliczenia uznane przez kontrolujących za błędne.

Przykład

Urząd skarbowy przeprowadził w spółce z o.o. kontrolę podatkową w zakresie rozliczenia podatku CIT wynikającego z CIT-8 za 2021 r. Protokół kontroli podatkowej dotyczącej tego podatku powinien być przechowywany do 31 grudnia 2027 r. - przez 5 lat, licząc od końca 2022 r., w którym przypadał termin płatności podatku CIT za 2021 r. (chyba że wystąpił/wystąpią okoliczności obligujące do zachowania dłuższego okresu archiwizacji).