Co okazać urzędnikom w czasie kontroli podatkowej?

Pracownicy urzędu skarbowego mogą w trakcie kontroli podatkowej zażądać okazania ksiąg podatkowych, ewidencji, rejestrów, dowodów zakupu towarów itp. W upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli - muszą jednak wskazać, który podatek i za jaki okres rozliczeniowy będzie przedmiotem weryfikacji. Za nieokazanie dokumentacji podatnikowi grożą dotkliwe sankcje finansowe.

Dokumenty "pod lupą"

Pracownicy urzędów skarbowych mogą sprawdzić, czy i jak przedsiębiorcy wywiązują się z obowiązków wobec fiskusa. Celem tych działań jest przede wszystkim weryfikacja rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania oraz prawidłowości obliczania i wpłacania podatków.

Urzędnicy w związku z tym biorą "pod lupę" firmową dokumentację. Mają prawo żądać od podatnika udostępniania wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem weryfikacji. Zakres kontroli podatkowej, w tym rodzaj podatku oraz okres objęty sprawdzaniem, musi być wskazany w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. Trzeba przede wszystkim liczyć się z koniecznością okazania materiałów odzwierciedlających zdarzenia mające wpływ na rozliczenia podatkowe. Zakres dokumentacji zależy od rodzaju prowadzonej działalności, formy opodatkowania, stanu zatrudnienia, przedmiotu kontroli itp. Przykładowo podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, powinni mieć przygotowaną księgę (lub wydruki, gdy jest ona prowadzona z wykorzystaniem technik informatycznych), dowody księgowe, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia. Dodatkowo należy posiadać ewidencje przebiegu pojazdów prowadzone dla samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, rejestry sprzedaży i zakupów VAT - jeśli firma jest podatnikiem VAT, ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych - w przypadku prowadzenia działalności kantorowej, ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy - przy prowadzeniu lombardu. Należy być przygotowanym na okazanie raportów z kasy fiskalnej,firmowych dokumentów rejestracyjnych, kopii złożonych deklaracji podatkowych itp.

Dokumentację podatkową trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego ona dotyczy.

Przedsiębiorcy, którzy z racji kontaktów z kontrahentami zagranicznymi dysponują dokumentami obcojęzycznymi, muszą liczyć się z koniecznością przedłożenia ich tłumaczeń na język polski. Wymagane jest, aby przekładów dokonał tłumacz przysięgły. Koszt sporządzenia tłumaczeń pokrywa przedsiębiorca.

Firmy, które posługują się informatycznymi systemami finansowo-księgowymi, mogą spodziewać się tzw. e-kontroli. Polega ona na pobraniu danych księgowych w formie elektronicznej bezpośrednio z komputera podatnika. Uzyskane dane są następnie poddawane testom analitycznym z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania.

Zakres kontroli

Urzędnicy nie mogą wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu. Stanowi tak art. 283 § 5 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że nie wolno weryfikować innego zobowiązania podatkowego i za inny okres rozliczeniowy, niż to zostało podane w upoważnieniu, np. podatku dochodowego, jeżeli ma być sprawdzana zasadność zwrotu VAT. Urzędnicy nie mogą rozszerzyć swoich działań, nawet jeżeli mają wątpliwości co do prawidłowości innych rozliczeń (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 12 czerwca 2014 r., sygn. akt III SA/Wa 3219/13).

Materiał dowodowy zebrany w czasie kontroli podatkowej, niemieszczącej się w zakresie wskazanym w upoważnieniu do jej przeprowadzenia, nie może być wykorzystany w postępowaniu podatkowym i stanowić podstawy decyzji. Został bowiem uzyskany niezgodnie z prawem. Dowodem w postępowaniu podatkowym może być natomiast wszystko, co przyczyni się do wyjaśnienia sprawy, o ile nie jest sprzeczne z prawem. Nie ogranicza to jednak w żaden sposób zakresu postępowania podatkowego. Postępowanie podatkowe to procedura odrębna od kontroli. Urzędnicy nie muszą opierać się na materiale dowodowym zebranym w czasie kontroli (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 8 stycznia 2014 r., sygn. akt III SA/Wa 1844/13).

Nie wolno sprawdzać rozliczeń nieujętych w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, ale nie oznacza to, że nie można rozszerzyć zakresu weryfikacji. Podatnik powinien jednak otrzymać zawiadomienie o zamiarze podjęcia takich nieplanowanych wcześniej działań. Zawiadomienia nie stosuje się, gdy dopuszczalne jest zainicjowanie kontroli podatkowej bez konieczności doręczania takiego pisma, a zachodzi konieczność rozszerzenia zakresu weryfikacji na inne okresy rozliczeniowe z uwagi na nieprawidłowości stwierdzone w wyniku dokonanych już czynności.

Dotkliwa sankcja

Ten, kto nie udostępni urzędnikom dokumentacji podatkowej, naraża się na dotkliwe sankcje finansowe. Nieokazanie księgi podatkowej, ewidencji, rejestru lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej może zostać uznane za utrudnianie lub udaremnianie kontroli podatkowej. Grozi za to odpowiedzialność karna skarbowa. Wynika to z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego.

Utrudnianie lub udaremnianie urzędnikom wykonywania czynności służbowych może stanowić przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe. Kwalifikacja zależy m.in. od stopnia społecznej szkodliwości czynu, sposobu i okoliczności dopuszczenia się uchybienia, pobudek działania. Za zachowanie zakwalifikowane jako przestępstwo skarbowe wymierzana jest grzywna w granicach od 10 do 720 stawek dziennych, co obecnie daje przedział od 560 zł do 16.128.000 zł. Za wykroczenie skarbowe grozi natomiast grzywna od 1/10 do 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Aktualnie może ona wynieść od 168 zł do 33.600 zł.

Wysokość kary w konkretnym przypadku zależy nie tylko od okoliczności sprawy, ale także sytuacji życiowej sprawcy. Uwzględnia się jego warunki majątkowe, stosunki rodzinne, uzyskiwane dochody, możliwości zarobkowania.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)

Ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.)