Sposoby fiskusa na sprawdzanie podatników - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 34 (1075) z dnia 28.04.2014

Kontrole podatkowe prowadzone przez urzędy skarbowe

Zapowiedź wizyty

Pracownicy urzędu skarbowego mogą przeprowadzać u podatników (także płatników, inkasentów i następców prawnych) kontrole podatkowe. Celem tych działań jest sprawdzenie, czy i jak podatnicy wywiązują się z obowiązków wobec fiskusa. Kontrole podatkowe są podejmowane z urzędu. Powodem ich wszczęcia może być analiza dokumentów składanych przez podatnika, informacje przekazane przez inne organy lub instytucje, doniesienia medialne, anonimowe donosy itp.

Podatnicy są na ogół uprzedzani o planowanej przez urzędników weryfikacji rozliczeń - chociaż w wyjątkowych sytuacjach kontrole mogą być niezapowiedziane, np. gdy dotyczą niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej. Wynika to z art. 282b § 1 Ordynacji podatkowej. Urzędnicy informują o swojej wizycie poprzez doręczenie podatnikowi, na formularzu oznaczonym symbolem ZAW-K, zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Kontrola może rozpocząć się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia takiego pisma. Jeżeli w tym czasie pracownicy urzędu skarbowego nie przystąpią do kontroli, a mimo wszystko ma być ona przeprowadzona, podatnik musi otrzymać nowe zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia. Dopuszczalne jest rozpoczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia ZAW-K, ale wymaga to zgody kontrolowanego.

Dzięki otrzymaniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej podatnik może przygotować i przeanalizować dokumentację, która ma być badana. W zawiadomieniu wskazany jest zakres kontroli, rodzaj podatku, którego ma dotyczyć, oraz okres objęty weryfikacją. Pod tym kątem należy przygotować księgi podatkowe, ewidencje, rejestry itp. Wielu przedsiębiorców, z racji kontaktów z kontrahentami zagranicznymi, dysponuje dokumentami obcojęzycznymi, np. umowami, fakturami, przelewami. Muszą liczyć się z koniecznością przedłożenia ich przekładów. Kontrolerzy mają bowiem prawo zażądać przedstawienia tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym, a mającej związek ze sprawami będącymi przedmiotem kontroli. Nie wystarczą adnotacje na dokumentach stwierdzające, czego one dotyczą. Przekładów powinien dokonać tłumacz przysięgły. Koszt sporządzenia tłumaczeń pokrywa przedsiębiorca.

Przedkontrolna korekta

W okresie między otrzymaniem zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej a jej faktycznym rozpoczęciem można poprawić błędy wykryte w rozliczeniach. W czasie trwania kontroli złożenie prawnie skutecznej korekty w zakresie objętym weryfikacją jest niemożliwe. Z naniesieniem poprawek trzeba czekać do zakończenia kontroli (otrzymania protokołu). Deklaracje - pod tym pojęciem rozumie się również zeznania, informacje oraz wykazy składane na podstawie przepisów prawa podatkowego - można skorygować bez względu na zakres i rodzaj ujawnionych pomyłek. Korekty dokonuje się poprzez złożenie deklaracji korygującej wraz z pisemnym uzasadnieniem przyczyn naniesienia poprawek. Deklaracja korygująca to ponownie wypełniona wersja rozliczenia. Podaje się w niej zmienione dane lub wartości oraz zakreśla rubrykę potwierdzającą sporządzenie korekty. W uzasadnieniu należy natomiast wyjaśnić, które elementy rozliczenia zostały zmienione, w jakim zakresie i dlaczego.

E-kontrola w firmie

Firmy, które posługują się elektronicznymi systemami finansowo-księgowymi, powinny przygotować się na tzw. e-kontrolę. Pracownicy urzędu skarbowego mogą domagać się od przedsiębiorcy udostępnienia w formie elektronicznej bezpośrednio z jego systemu finansowo-księgowego danych księgowych - zapisów w ewidencjach prowadzonych dla potrzeb podatkowych, odzwierciedlających zjawiska i procesy gospodarcze.

W praktyce jest tak, że jeżeli urzędnicy chcą zastosować taką metodę weryfikacji rozliczeń, doręczają podatnikowi nie tylko upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej, ale również prośbę o przekazanie na piśmie parametrów używanego przez niego oprogramowania finansowo--księgowego. Trzeba podać takie informacje, jak: nazwa producenta używanego oprogramowania, jego wersja, data rozpoczęcia używania do ewidencjonowania operacji gospodarczych oraz rodzaje tworzonych i obsługiwanych formatów plików. Jeżeli w okresie objętym kontrolą podatkową stosowano w firmie dwa lub więcej programów finansowo-księgowych, wspomniane szczegóły podaje się oddzielnie dla każdego z nich.

Następnie podatnik otrzymuje wezwanie do udostępnienia danych księgowych w formie elektronicznej. Powinien być w nim określony rodzaj danych, rodzaj plików oraz termin przekazania danych. Kontrolujący, którzy pobierają dane, sporządzają z tej czynności protokół. Informacje zapisuje się na takich nośnikach jak CD czy DVD.

Uzyskane dane poddawane są testom analitycznym. Wykorzystuje się do tego specjalistyczne oprogramowania informatyczne: ACL lub IDEA. Pozwalają one w stosunkowo krótkim czasie - w porównaniu z tradycyjną kontrolą materiałów źródłowych - ocenić poprawność rachunkową rozliczeń, zbadać różnice kursowe, sprawdzić numerację faktur pod kątem ich powtarzalności, porównać sprzedaż z wielkością zakupów, znaleźć powiązania między posiadanymi informacjami itp.

Czynności weryfikacyjne

Kontrola podatkowa rozpoczyna się w momencie okazania legitymacji służbowych przez pracowników urzędu skarbowego i doręczenia podatnikowi lub uprawnionej osobie upoważnienia do przeprowadzenia weryfikacji. Przedsiębiorca ma obowiązek okazać kontrolującym książkę kontroli. Czynności kontrolne odbywają się zazwyczaj w siedzibie przedsiębiorcy, miejscu prowadzenia działalności lub miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej. Miejscem takich działań może być mieszkanie, jeśli podatnik wykonuje w nim działalność.

Podatnik ma obowiązek umożliwić pracownikom urzędu skarbowego wykonywanie wszelkich czynności kontrolnych. Musi udostępnić badaną dokumentację podatkową, zezwolić na wejście na teren firmy, sporządzić na żądanie spis z natury, udzielać wyjaśnień itp. Podatnik powinien również zapewnić kontrolującym odpowiednie warunki do pracy, a w miarę możliwości udostępnić im samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów. Jeżeli nie jest w stanie tego zrobić, działania weryfikacyjne mogą być przeniesione do siedziby urzędu skarbowego.

Czynności kontrolne muszą być wykonywane w obecności uprawnionych osób. Jeżeli podatnik jest osobą fizyczną, zasadniczo sam w nich uczestniczy. W imieniu osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej występuje osoba upoważniona do ich reprezentowania lub prowadzenia spraw, np. członek zarządu w przypadku spółki z o.o. Podatnik może wyznaczyć zastępcę: pełnomocnika, stałego reprezentanta lub czasowego przedstawiciela. Największe uprawnienia ma pełnomocnik, który działając w zakresie udzielonego mu upoważnienia, dokonuje czynności prawnych w imieniu i na rzecz podatnika. Jest wyrazicielem jego interesów.

Zadaniem stałego reprezentanta jest natomiast zastępowanie kontrolowanego podatnika. Może on, o ile udzielone mu upoważnienie nie stanowi inaczej, odebrać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, zgodzić się na wcześniejsze jej rozpoczęcie, przyjąć upoważnienie do jej przeprowadzenia. Jest także uprawniony do uczestniczenia we wszystkich czynnościach kontrolnych, odebrania protokołu kontroli oraz złożenia do niego wyjaśnień i zastrzeżeń. Nie działa jednak tak jak pełnomocnik, w imieniu i na rzecz podatnika. Reprezentanta można zgłosić przed wszczęciem kontroli podatkowej. Dzięki temu podatnik ma zapewnioną ochronę i wsparcie kompetentnej osoby już od pierwszego kontaktu z kontrolerami.

W przypadku gdy przedsiębiorca nie ustanowi stałego reprezentanta, a nie będzie mógł uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, ma obowiązek wskazać osobę zastępującą go podczas nieobecności. Taki przedstawiciel działa jedynie w ramach danej kontroli podatkowej. Do jego obowiązków należy udostępnienie sprawdzanych dokumentów, udzielanie wyjaśnień, zapewnienie kontrolującym odpowiednich warunków do pracy itp.

Kontrole z limitem

Kontrole w firmach podlegają ograniczeniom czasowym. Ich zakres zależy od wielkości firmy. Czas trwania wszystkich kontroli prowadzonych w jednym roku kalendarzowym przez urząd skarbowy nie może przekroczyć w przypadku mikroprzedsiębiorców 12 dni roboczych, w przypadku małych przedsiębiorców - 18, średnich przedsiębiorców - 24, a pozostałych - 48. Wynika to z art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Nie ma natomiast ograniczeń co do liczby odbytych weryfikacji. W ciągu roku może być przeprowadzona jedna lub więcej kontroli podatkowych, ale łączny czas ich trwania nie może przekroczyć limitu ustalonego dla danej kategorii przedsiębiorców.

Niekiedy trzeba jednak liczyć się z dłuższymi wizytami pracowników urzędu skarbowego. Niektóre kontrole nie podlegają ograniczeniom czasowym np. dotyczące zasadności zwrotu VAT. Dopuszczalne jest ponadto przedłużenie kontroli, jeżeli w jej trakcie wyjdzie na jaw, że przedsiębiorca poważnie naruszył swoje obowiązki wobec fiskusa. Chodzi o uchybienia w postaci niezłożenia wymaganej deklaracji albo zaniżenia zobowiązania podatkowego lub zawyżenia straty w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania lub straty. Kontrolujący muszą jednak zawiadomić przedsiębiorcę o ujawnionych okolicznościach, wskazując zgromadzony w tym zakresie materiał dowodowy. W takiej sytuacji kontrola podatkowa może być prowadzona dłużej, ale czas jej trwania nie może przekroczyć dwukrotności podstawowego limitu określonego dla danego przedsiębiorcy.

Pracownicy urzędu skarbowego muszą ponadto respektować zakaz prowadzenia w tym samym czasie więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą w więcej niż jednym zakładzie lub innej wyodrębnionej części swojego przedsiębiorstwa, zakaz ten odnosi się do zakładu lub części przedsiębiorstwa. Nie dotyczy to mikro- i małych przedsiębiorców. W przypadku gdy pracownicy urzędu skarbowego zjawią się, gdy inny organ prowadzi już swoją kontrolę, muszą odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych. Mogą ustalić z przedsiębiorcą inny termin ich rozpoczęcia. Zakaz ten nie ma charakteru bezwzględnego. Nie stosuje się go np. w sytuacji, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego bądź dla zabezpieczenia dowodów ich dokonania.