E-kontrola rozliczeń podatkowych

Urząd skarbowy prowadzi w naszej firmie kontrolę podatkową w zakresie VAT za poszczególne miesiące 2015 r. Rejestry VAT prowadzimy w formie elektronicznej i urzędnicy zażądali przekazania ich na płycie CD. Dane mamy zapisać w określonym przez nich formacie. Czy urząd skarbowy ma prawo tego wymagać?

Urząd skarbowy, prowadząc kontrolę podatkową, może zwrócić się do podatnika prowadzącego księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych o przekazanie danych księgowych w formie elektronicznej. Nie zawsze jednak ma prawo żądać zapisania ich w określonym formacie.

Urzędnicy od lat wykorzystują w kontrolach podatkowych możliwość analizowania przy użyciu specjalnego oprogramowania danych księgowych przekazanych przez podatnika w formie elektronicznej. Podstawą stosowania takich technik jest art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.). Przepis ten stanowi, że urzędnicy są uprawnieni do żądania udostępnienia akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli podatkowej oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej. Podatnik, który posługuje się komputerowym systemem finansowo-księgowym, może więc być wezwany do przekazania danych w postaci elektronicznej, np. na CD. Wspomniana regulacja nie obliguje jednak do zapisania ich w określonym schemacie.

Obowiązek stosowania narzuconego formatu wynika z art. 287 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Urząd skarbowy, powołując się na ten przepis, ma prawo zażądać przekazania wyciągu z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisanego w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Takiego żądania można się spodziewać w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programu komputerowego. Pod pojęciem ksiąg podatkowych należy przy tym rozumieć księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, zobowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Pliki przekazywane w formie JPK muszą być zgodne ze strukturami udostępnionymi na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (w dziale: Kontrola Skarbowa, sekcji: Działalność, zakładce: Jednolity Plik Kontrolny). Struktury JPK obejmują obecnie: księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, magazyn, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT, faktury VAT, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów. Dane należy przekazać za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych. Do przesłania plików za pomocą środków komunikacji elektronicznej stosuje się program interfejsowy udostępniony na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Aby z niego skorzystać, trzeba użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Obowiązek przekazania na żądanie kontrolujących raportów w formacie JPK dotyczy ksiąg podatkowych i dowodów księgowych odnoszących się do okresów począwszy od dnia wejścia w życie przepisów wprowadzających to rozwiązanie, tj. w przypadku dużych podmiotów - od 1 lipca 2016 r., a w przypadku mikro-, małych i średnich przedsiębiorców - od 1 lipca 2018 r. Urzędnicy nie mają prawa domagać się udostępnienia w postaci JPK danych za okresy wcześniejsze. Podatnicy mogą jednak fakultatywnie przekazać w formie JPK księgi i dowody księgowe odnoszące się do okresów sprzed odpowiednio 1 lipca 2016 r. lub 1 lipca 2018 r., jeżeli używany przez nich komputerowy program księgowy posiada funkcję umożliwiającą taki transfer danych.

Podsumowując, urząd skarbowy może w trakcie kontroli podatkowej dotyczącej VAT za poszczególne miesiące 2015 r. zażądać od podatnika przekazania rejestrów VAT w formie elektronicznej, jeżeli były one prowadzone przy użyciu programu komputerowego. Podatnik nie ma jednak obowiązku zapisania danych w formacie określonym przez kontrolujących.