Ile kosztuje postępowanie podatkowe?

Organy podatkowe niemal za wszystkie swoje czynności żądają opłaty. Zapłacić trzeba m.in. za wydanie zaświadczenia z urzędu skarbowego oraz wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Na znaczne koszty narażają się jednak ci podatnicy, którzy wdają się w spór z fiskusem. Wprawdzie koszty postępowania przed organami podatkowymi ponosi Skarb Państwa, jednak istnieją liczne wyjątki, gdy ciężar kosztów zostaje przerzucony na podatnika.

Koszty postępowania

W toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. Działania urzędu wiążą się z kosztami, które, co do zasady, obciążają Skarb Państwa. Wynika to z art. 264 Ordynacji podatkowej.

Pod pojęciem kosztów postępowania podatkowego należy rozumieć wydatki związane z realizacją przez urzędników ich uprawnień w zakresie wszczęcia, prowadzenia i zakończenia sprawy. Wśród kosztów postępowania znajdują się koszty podróży i inne należności świadków, biegłych i tłumaczy, ustalone zgodnie z przepisami o kosztach sądowych, a także koszty związane z osobistym stawiennictwem strony, jeżeli postępowanie zostało wszczęte z urzędu albo gdy strona została błędnie wezwana do stawienia się. Koszty postępowania zwiększa się również o wydatki na wynagrodzenie przysługujące biegłym i tłumaczom, koszty oględzin i koszty doręczenia pism urzędowych.

Należy zwrócić uwagę, że organ podatkowy może zaliczyć do kosztów postępowania także inne wydatki bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy. Organ zalicza określone wydatki do kosztów postępowania na zasadzie uznania. Podkreślił to NSA w wyroku z dnia 29 stycznia 2008 r., sygn. akt II FSK 1717/06. Według NSA o zaliczeniu danego wydatku do kosztów postępowania przesądza użycie w art. 265 § 2 Ordynacji podatkowej sformułowania "organ może". Przy czym o możliwości uznania danego wydatku za koszt postępowania decyduje to, czy dany wydatek był bezpośrednio związany z rozstrzygnięciem sprawy. W ustawie nie wskazano ani rodzaju wydatków, ani przyczyn, dla których mogły zostać poniesione, ani też tego, czy miałyby one powstać z racji czynności podjętych przez organ z urzędu czy na wniosek. Nie zawarto również wskazania, co należy rozumieć pod pojęciem bezpośredniego związania z rozstrzygnięciem sprawy. Należy jednak uznać, że taki związek pomiędzy wydatkami a rozstrzygnięciem sprawy zachodzi, gdy celem poniesienia wydatku jest uzyskanie prawidłowego rozstrzygnięcia sprawy.

Koszty obciążające stronę

Podatnik, wobec którego toczy się postępowanie, powinien mieć na uwadze, że Skarb Państwa nie pokrywa wszystkich kosztów związanych z tym postępowaniem. Niektóre z wydatków obciążają bowiem stronę. Katalog kosztów obciążających stronę ustawodawca wymienił w art. 267 § 1 Ordynacji podatkowej.

Z powołanego przepisu wynika, że podatnika obciążają koszty, które zostały poniesione w jego interesie albo na jego żądanie, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organu podatkowego prowadzącego postępowanie. Zalicza się do nich przede wszystkim honorarium pełnomocnika. Wprawdzie wyznaczenie pełnomocnika nie jest obligatoryjne, podatnik ma jednak prawo ustanowić adwokata, radcę prawnego czy doradcę podatkowego, aby zyskać fachową pomoc i lepiej chronić swoje interesy. Przy czym koszty z tym związane obciążają wyłącznie podatnika. Honorarium czy też pokrycie przez stronę kosztów działania ustanowionego w sprawie pełnomocnika nie ma bowiem związku z rozstrzygnięciem sprawy. Tak wynika m.in. z wcześniej powołanego wyroku NSA z dnia 29 stycznia 2008 r., sygn. akt II FSK 1717/06.

Z ewentualnymi kosztami musi liczyć się też podatnik, który złożył wniosek o przeprowadzenie rozprawy w trakcie postępowania odwoławczego i bez usprawiedliwionego powodu nie pojawił się na niej. W takiej sytuacji pokrywa on bowiem wszelkie koszty poniesione przez uczestników postępowania (świadków, biegłych), w związku ze stawieniem się w organie podatkowym, prowadzącym postępowanie, takie jak np. koszty dojazdu.

Mówiąc o kosztach postępowania podatkowego trzeba pamiętać o cenie sporządzenia odpisów i kopii z akt sprawy. Związane z tym wydatki podatnik pokrywa bowiem z własnej kieszeni. Nie ma uregulowań określających, w jaki sposób powinny być ustalane opłaty za wykonanie odpisów i kopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy. Cenę określają naczelnicy urzędów skarbowych czy dyrektorzy izb skarbowych, ale powinna ona odpowiadać poniesionym nakładom. Należy brać pod uwagę koszty zakupu papieru, wydatki związane z serwisowaniem sprzętu, zużycie tonera, czas pracy urzędników.

Niekiedy za skopiowanie akt można zapłacić nawet 1 zł za stronę. Potwierdza to m.in. prawomocny wyrok WSA w Gdańsku z dnia 23 marca 2011 r., sygn. akt I SA/Gd 66/11. Według Sądu, organ podatkowy może sam ustalić koszt sporządzenia kopii jednej strony akt sprawy, biorąc pod uwagę także koszty przygotowania dokumentów do skopiowania. Przy czym koszty udostępniania akt podatnikom powinny uwzględniać wszelkie czynności przygotowawcze, takie jak wyszukanie dokumentów, uporządkowanie, ponowne wpięcie do segregatora itp. W konsekwencji koszty sporządzenia kopii jednej strony dokumentu przez organ podatkowy będą zupełnie inne niż np. w punkcie ksero.

Koszty postępowania podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Ponadto podatnika obciążają koszty powstałe z jego winy. Chodzi o wydatki, które są efektem zatajenia lub nieprzedstawienia dowodu w wyznaczonym terminie. Podatnik poniesie także koszty wynikające ze złożenia wyjaśnień lub zeznań niezgodnych z prawdą. Musi również pokryć koszty, jakie powstały wskutek utrudniania prowadzenia postępowania podatkowego. Chodzi o nieusprawiedliwione niestawienie się na wezwanie, odmowę składania zeznań, nieudzielanie wyjaśnień, nieokazanie przedmiotu oględzin oraz opuszczenie bez zezwolenia miejsca przeprowadzenia danej czynności.

Wysokość kosztów, które obciążają podatnika, jak również termin i sposób ich uregulowania, organ podatkowy określa w postanowieniu, na które służy zażalenie.

Zwrot wydatków

Organ podatkowy, na żądanie, zwraca niektóre koszty postępowania. Wynika to z art. 266 § 1 Ordynacji podatkowej. Na tej podstawie zwracane są wydatki poniesione w związku ze stawieniem się w urzędzie skarbowym lub izbie skarbowej. Zwrot kosztów podróży i ewentualnie innych należności, np. utraconego zarobku, przysługuje podatnikowi, świadkom, biegłym i tłumaczom. Pełnomocnik nie może domagać się zwrotu wydatków związanych z załatwianiem spraw podatkowych swojego mocodawcy. Podatnik odzyska jednak tylko koszty będące następstwem nakazanego osobistego stawiennictwa w siedzibie organu podatkowego. Przy czym może na to liczyć jedynie w dwóch przypadkach: gdy został błędnie wezwany albo gdy postępowanie podatkowe wszczęto z urzędu. Ustawodawca nie przewiduje możliwości zwrotu kosztów podróży i innych należności, jeżeli podatnik uczestniczył w czynnościach urzędowych, ale nie miał takiego obowiązku. Taki pogląd potwierdzają także sądy administracyjne w swoich orzeczeniach, np. WSA w Bydgoszczy w prawomocnym wyroku z dnia 11 lutego 2009 r., sygn. akt I SA/Bd 776/08. Sąd stwierdził, że podatnik nie dostanie zwrotu kosztów związanych z przeprowadzeniem dowodu w postaci przesłuchania świadka. Strona ma wprawdzie prawo brać udział w przeprowadzeniu tego dowodu, ale nie jest w tym przypadku wymagane jej osobiste stawiennictwo.

Kwoty, jakich można domagać się z tytułu zwrotu kosztów podróży, noclegu czy utraconego zarobku, określają szczegółowe regulacje.

Koszty podróży i innych należności przysługujące podatnikowi, świadkom, biegłym i tłumaczom zwracane są na żądanie. Trzeba je zgłosić organowi podatkowemu, który prowadzi postępowanie, przed wydaniem decyzji w sprawie, pod rygorem utraty roszczenia. Stanowi o tym art. 266 Ordynacji podatkowej.

Dalszy spór to kolejne koszty

Postępowanie podatkowe jest dwuinstancyjne. Organy nie zawsze wydają jednak rozstrzygnięcia zgodne z oczekiwaniami podatnika. W takiej sytuacji pozostaje skarga do sądu administracyjnego. Ostateczną decyzję, po wyczerpaniu środków weryfikacji w toku postępowania podatkowego, można bowiem zaskarżyć do sądu administracyjnego. Wiążą się z tym jednak kolejne koszty. Trzeba mieć pieniądze na wpis (stały lub stosunkowy), opłaty kancelaryjne, wynagrodzenie zastępcy procesowego.

Podatnika obciążają koszty:

1)	poniesione w jego interesie albo na jego żądanie, a niewynikające z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie,
2)	stawiennictwa uczestników postępowania na rozprawę, o której przeprowadzenie wnioskował, a nie odbyła się z powodu jego nieusprawiedliwionego niestawiennictwa,
3)	sporządzania odpisów lub kopii z akt sprawy,
4)	przewidziane w odrębnych przepisach,
5)	powstałe z jego winy, np. wynikłe wskutek zatajenia lub nieprzedstawienia dowodu w wyznaczonym terminie czy wynikające ze złożenia wyjaśnień bądź zeznań niezgodnych z prawdą.

Zaliczka na pokrycie kosztów postępowania

Urząd skarbowy od ponad dwóch lat prowadzi wobec mnie postępowanie podatkowe w sprawie określenia wysokości podatku VAT. Przez ten czas zgromadzony został spory materiał dowodowy (akta sprawy znajdują się w kilku segregatorach). Złożyłem wniosek o sporządzenie kserokopii akt sprawy. Czy prawdą jest, że w takim przypadku urząd może żądać zaliczki na poczet pokrycia kosztów ich przygotowania?

TAK. W uzasadnionych przypadkach organ podatkowy może żądać od strony złożenia zaliczki w określonej wysokości na pokrycie kosztów postępowania. Wynika to z art. 267 § 2 Ordynacji podatkowej. W praktyce żądanie zaliczki wchodzi w rachubę wówczas, gdy obciążenie strony kosztami nie budzi wątpliwości (np. podatnik żąda sporządzenia kserokopii akt podatkowych), ponadto zachodzi obawa nieuiszczenia kosztów przez stronę.

Rozstrzygnięcie co do wysokości zaliczki zapada w formie postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Ulga w spłacie kosztów

Nie mam środków na uregulowanie kosztów postępowania podatkowego. Czy mogę wnioskować o ich umorzenie lub rozłożenie na raty?

W sprawie kosztów, które obciążają podatnika, organ podatkowy wydaje postanowienie. Ustala w nim ich wysokość oraz wskazuje termin i sposób uiszczenia. Podatnik, który nie ma środków na ich uregulowanie, może ubiegać się o rozłożenie ich zapłaty na raty albo o umorzenie w całości lub w części (art. 270 Ordynacji podatkowej). Za przyznaniem takiej ulgi muszą przemawiać względy mieszczące się w kategorii ważnego interesu podatnika, np. utrata przez niego majątku w wyniku zdarzeń losowych, lub interesu publicznego, np. ochrona miejsc pracy.

Podatnik musi więc odpowiednio umotywować swój wniosek. Powinien w nim wyjaśnić, dlaczego nie jest w stanie uregulować kosztów postępowania w wyznaczonym terminie i wykazać, że z tego powodu powinny być umorzone lub objęte układem ratalnym. Należy liczyć się z tym, że urzędnicy rozpatrujący wniosek bliżej przyjrzą się jego sytuacji finansowej i majątkowej.

Podatnik składający wniosek o udzielenie ulgi w spłacie kosztów postępowania podatkowego powinien wiedzieć, że decyzja w tej sprawie zależy wyłącznie od uznania organu podatkowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)