Dostęp podatnika do akt sprawy

Podatnik, wobec którego prowadzone jest postępowanie podatkowe, ma prawo wiedzieć co urząd skarbowy robi w jego sprawie. Wiedza ta może okazać się niezbędna w przypadku dochodzenia swoich racji w toczącym się postępowaniu. W tej sytuacji warto skorzystać z możliwości wglądu w akta sprawy.

Przeglądanie akt

Konsekwencją przyjętej w Ordynacji podatkowej zasady czynnego udziału strony w każdym stadium postępowania podatkowego jest możliwość przeglądania akt. Uprawnia do tego art. 178 § 1 Ordynacji podatkowej. W myśl tego przepisu podatnik, który jest stroną postępowania podatkowego, może przeglądać akta sprawy.

Podatnik może domagać się udostępnienia akt na każdym etapie postępowania podatkowego, nie wyłączając instancji odwoławczej. Oznacza to, że ma prawo je przeglądać zarówno wtedy, gdy sprawą zajmuje się urząd skarbowy, jak również może to robić w czasie postępowania odwoławczego prowadzonego przez izbę skarbową. Dostęp do akt sprawy możliwy jest także po zakończeniu postępowania.

Istotne jest to, że uprawnienie podatnika do przeglądania akt nie jest ograniczone w czasie. Ustawodawca nie sformułował bowiem przepisu, który limitowałby podatnikowi dostęp do akt jego sprawy. Oznacza to, że może je przeglądać wielokrotnie.

Należy wskazać, że podatnik nie musi osobiście przeglądać akt sprawy. Może to za niego zrobić pełnomocnik działający w zakresie udzielonego mu upoważnienia. W praktyce najczęściej odbywa się to na podstawie pełnomocnictwa ogólnego. Nie ma jednak żadnych przeciwwskazań, aby ustanowić pełnomocnika wyłącznie do przejrzenia akt danej sprawy.

To podatnik decyduje o tym, czy i jak często będzie przeglądał akta.

Notatki, kopie i odpisy

Podatnik nie musi poprzestać na przeglądaniu akt sprawy. Ustawodawca umożliwił mu także utrwalenie zdobytych w trakcie przeglądania informacji. Może bowiem sporządzać z akt notatki i odpisy. Czynności te odbywają się w lokalu organu podatkowego w obecności jego pracownika. Wynika to z art. 178 § 2 Ordynacji podatkowej.

Ponadto podatnik zainteresowany utrwaleniem tego, co jest w aktach sprawy, może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów lub wydania mu z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów. Stanowi o tym art. 178 § 3 Ordynacji podatkowej.

Organ podatkowy ma obowiązek spełnić żądanie wniesione w omawianym zakresie. W ten sposób gwarantowana jest bowiem zasada jawności postępowania wobec strony, na której opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony w postępowaniu podatkowym.

Podatnik, który po przejrzeniu swoich akt zdecyduje się na sporządzenie odpisów lub kopii poszczególnych dokumentów, musi liczyć się z poniesieniem kosztów z tego tytułu. Wprawdzie koszty postępowania przed organami podatkowymi ponosi Skarb Państwa, pewne wydatki podatnik musi jednak pokryć samodzielnie. Obciążają go m.in. koszty sporządzania odpisów lub kopii akt sprawy, o których mowa w art. 178 Ordynacji podatkowej. Wynika to z art. 267 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej.

Podatnik, który występuje z wnioskiem o sporządzenie kopii z akt sprawy musi jednak wiedzieć, z czego wynika wysokość kosztów naliczanych przez organ prowadzący postępowanie. Podkreślił to m.in. WSA we Wrocławiu w prawomocnym wyroku z dnia 11 sierpnia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1017/11.

Może się zdarzyć, że urząd skarbowy odmówi spełnienia żądań podatnika. Wydaje wówczas postanowienie. Wprawdzie nie można na nie wnieść zażalenia, nie oznacza to jednak, że takie postępowanie pozostaje poza wszelką kontrolą. Podatnik może bowiem tę kwestię poruszyć w odwołaniu od decyzji wydanej przez urząd skarbowy.

Inaczej jest natomiast w przypadku dokumentów zawierających informacje niejawne i innych dokumentów wyłączonych z akt sprawy ze względu na interes publiczny.

Ograniczenie dostępu do akt

Nie wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach sprawy podatnik może zobaczyć. Prawo strony wglądu do akt sprawy nie ma nieograniczonego i bezwzględnego charakteru. Jest ono bowiem ograniczone w odniesieniu do dokumentów zawierających informacje niejawne. Podobnie jest w przypadku innych dokumentów wyłączonych przez organ z akt sprawy ze względu na interes publiczny.

Odmowa umożliwienia stronie zapoznania się z tymi dokumentami, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów oraz uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia. Podatnik, który nie zgadza się z nim, może wnieść zażalenie.

Warto zwrócić uwagę na wyrok WSA w Lublinie z dnia 29 czerwca 2011 r., sygn. akt I SA/Lu 219/11 (orzeczenie nieprawomocne). Sąd stwierdził w nim, że organ podatkowy, odmawiając wglądu do danych objętych tajemnicą skarbową, może równocześnie ujawnić i udostępnić stronie postępowania dane odnoszące się do elementów procesów gospodarczych, które tajemnicą skarbową objęte nie są. Oznacza to, że jeżeli w postępowaniu dowodowym organy podatkowe wykorzystują informacje dotyczące podatników niezwiązane ze sprawą, mają obowiązek utrzymać w tajemnicy tylko te ich cechy, które pozwoliłyby osobom nieuprawnionym na ich identyfikację, tym samym żadnego rodzaju ograniczenia nie odnoszą się do informacji dotyczących działalności danego podmiotu. Wskazane ograniczenia nie dotyczą więc informacji o samych procesach gospodarczych zachodzących w prowadzonych przez tych podatników przedsięwzięciach gospodarczych. Mogą one być wykorzystywane w prowadzonym postępowaniu podatkowym, a zatem również udostępniane stronom.

"(...) Prawo czynnego udziału strony w postępowaniu realizuje się poprzez przyznanie stronie określonych uprawnień. Jednym z takich uprawnień jest prawo strony do wglądu do akt sprawy. (...)"

Z uzasadnienia prawomocnego wyroku WSA w Poznaniu z dnia 30 kwietnia 2009 r., sygn. akt I SA/Po 293/09

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.)