Informacja PIT-11 dla pracownika

Pracownik, z którym rozwiązano umowę o pracę wystąpił do zakładu pracy z wnioskiem o wcześniejsze wystawienie informacji PIT-11. Czy informację tę można mu przekazać za pośrednictwem poczty elektronicznej zamiast w wersji papierowej?

Zakład pracy może przekazać pracownikowi PIT-11 za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Formularz PIT-11 to informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Co do zasady, przekazuje się ją:

podatnikowi (tu: pracownikowi) - do końca lutego roku następującego po roku podatkowym,
urzędowi skarbowemu - do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.

Ustawodawca przewidział także możliwość wcześniejszego przekazania PIT-11 podatnikowi i urzędowi skarbowemu. Ma to m.in. miejsce, jeżeli w związku z rozwiązaniem w ciągu roku umowy o pracę ustał obowiązek poboru przez płatnika zaliczek na podatek. Wówczas pracownik może wystąpić do płatnika z pisemnym wnioskiem o wcześniejsze wystawienie mu PIT-11, a zakład pracy obowiązany jest wtedy w terminie 14 dni tę informację sporządzić i przekazać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu (art. 39 ust. 2 updof).

PIT-11 dostępny jest w programie DRUKI Gofin

Z art. 45ba updof wynika, że informacja PIT-11 powinna być przekazana do urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Takiej formy przekazania ustawodawca nie zastrzegł jednak w odniesieniu do informacji PIT-11 przekazywanej podatnikowi. W rezultacie przekazanie podatnikowi tej informacji może nastąpić:

poprzez bezpośrednie jej wręczenie,
za pośrednictwem np. poczty,
za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej lub poprzez udostępnienie dokumentu w portalu pracowniczym).

Tak uważa Ministerstwo Finansów w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu 9 marca 2021 r., w którym czytamy, że: "Przepisy ustawy PIT nie regulują (...) żadnej konkretnej formy przesłania informacji PIT-11 podatnikowi. Oznacza to, że możliwe jest zarówno przekazanie podatnikowi papierowej wersji informacji PIT-11, jak i przesłanie tej informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub udostępnienie tego dokumentu w portalu pracowniczym. Podobnie, przepisy ustawy PIT, nie regulują kwestii dotyczącej wyrażania zgody podatnika na konkretną formę otrzymania od płatnika lub innego podmiotu, informacji PIT-11. Należy zatem uznać, że każda z wymienionych form wyrażenia przez podatnika zgody na sposób przekazania mu informacji PIT-11 jest możliwa".

Podobne stanowisko prezentują organy podatkowe. Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 5 sierpnia 2020 r., nr 0115-KDIT2.401-1.494.2020.1.ENB uznał, że: "(...) przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

(...) przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, podpisanego za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej (XYZnecie) oraz przy jednocześnie przeprowadzonej kampanii informującej pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób jej dostarczania - stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".