Obowiązek złożenia przez przedsiębiorcę ORD-W1

Nasza firma zatrudnia cudzoziemców. Czy w związku z tym mamy obowiązek składać w urzędzie skarbowym informacje ORD-W1?

Wymóg złożenia ORD-W1 występuje w przypadku korzystania z usług lub pracy cudzoziemca opłacanego przez podmiot będący nierezydentem. Precyzuje to art. 82a Ordynacji podatkowej.

Druk ORD-W1 dostępny jest w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.

ORD-W1 to informacja składana przez osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, na rzecz których osoby fizyczne będące nierezydentami świadczą usługi (wykonują pracę) za wynagrodzenie wypłacane przez podmiot będący nierezydentem. Przykładowo, obowiązek jej przekazania może wystąpić, gdy cudzoziemiec (nierezydent) wykonuje pracę na rzecz polskiego przedsiębiorcy na podstawie umowy o pracę zawartej z zagranicznym pracodawcą. Polski przedsiębiorca składa informację, jeżeli:

1) w związku z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz innymi ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, których stroną jest Polska, może to mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego osób otrzymujących wynagrodzenie,

2) podmiot będący nierezydentem bezpośrednio lub pośrednio bierze udział w zarządzaniu lub kontroli podmiotu, którego dotyczy obowiązek informacyjny, albo posiada udział w kapitale tego podmiotu uprawniający do co najmniej 25% wszystkich praw głosu.

ORD-W1 trzeba złożyć dla każdego nierezydenta odrębnie. Informację przesyła się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach opodatkowania nierezydentów będących osobami fizycznymi. Należy to zrobić w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nierezydent rozpoczął świadczenie usług (wykonywanie pracy). W informacji wskazuje się datę rozpoczęcia przez nierezydenta świadczenia usług (wykonywania pracy) w kraju, planowany czas jego pobytu, a także szczegóły dotyczące wynagrodzenia: przewidywaną wysokość, rodzaj, formę i termin wypłaty. Podmiot raportujący ma jednak obowiązek podać te dane w zakresie, w jakim posiadał lub mógł je posiadać przy zachowaniu należytej staranności. Jeżeli jakichś informacji nie zna, np. wysokości wynagrodzenia cudzoziemca, to bez nich składa ORD-W1.

Niezłożenie informacji podatkowej w terminie niesie za sobą ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej. Takie uchybienie może być zakwalifikowane jako przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe. Wynika tak z art. 80 Kodeksu karnego skarbowego (Dz. U. z 2020 r. poz. 19 ze zm.). Przestępstwo skarbowe karane jest w tym przypadku grzywną od 10 do 120 stawek dziennych (za popełnione w 2021 r. grozi od 933,30 zł do 4.479.840 zł). Za wykroczenie skarbowe może być orzeczona grzywna od 1/10 do 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (za popełnione w 2021 r.: od 280 zł do 56.000 zł). Wykroczenia skarbowe o mniejszej szkodliwości społecznej załatwiane są w postępowaniach mandatowych. Grzywna nałożona mandatem karnym nie może przekroczyć podwójnej wysokości minimalnej płacy (obecnie 5.600 zł).