PIT-11 gdy stosunek pracy wygasa w trakcie roku

Pracownik zakończył pracę w naszej firmie w maju 2015 r. W jakim terminie powinnam przekazać mu informację PIT-11? Czy muszę tego dokonać już w trakcie bieżącego roku, czy też mogę mu ją dostarczyć do końca lutego 2016 r.? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 933461)

Ustawodawca przewidział możliwość wystawiania w trakcie roku informacji PIT-11 wyłącznie w sytuacji, gdy były pracownik wystąpi z takim wnioskiem - pracodawca nie sporządza jej w trakcie roku "z urzędu".

Zakłady pracy są obowiązane, jako płatnicy, obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od nich m.in. przychody ze stosunku pracy. Udokumentowaniem wysokości zaliczek na podatek pobranych przez zakład pracy w danym roku jest wystawiana po zakończeniu roku informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy sporządzana na formularzu PIT-11. Informację tę sporządzają płatnicy, którzy nie dokonują rocznego obliczenia podatku.

Płatnicy, o których mowa w art. 31, 33 i 35 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), czyli m.in. zakłady pracy, generalnie nie mają obowiązku wystawiania informacji PIT-11 w sytuacji, gdy w trakcie roku podatkowego ustaje obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy. Termin przekazania tej informacji podatnikowi to zasadniczo koniec lutego roku następującego po roku podatkowym, w którym płatnik pobierał zaliczki na podatek.

Od tej reguły przewidziano jeden wyjątek. Płatnik może sporządzić PIT-11 w trakcie roku, ale tylko wówczas, gdy podatnik, u którego obowiązek poboru zaliczek ustał w trakcie roku, złoży mu pisemny wniosek o wystawienie tej informacji. W przypadku gdy podatnik wystąpi z takim wnioskiem, płatnik w terminie 14 dni od jego złożenia zobowiązany jest informację tę sporządzić i przekazać podatnikowi oraz naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika (art. 39 ust. 2 ustawy o pdof).

Co istotne żaden z przepisów ustawy o pdof nie określa terminu, w którym były pracownik powinien złożyć wniosek o wystawienie PIT-11. Tym samym, jeżeli w sytuacji przedstawionej w pytaniu zatrudnienie ustało w maju 2015 r., to w rezultacie były pracownik może złożyć wniosek o wcześniejsze wystawienie PIT-11 w dowolnym miesiącu 2015 r., a nawet w styczniu lub lutym 2016 r. Zakład pracy zobowiązany jest wówczas sporządzić i przekazać mu tę informację w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku. Gdyby jednak wniosek został złożony np. 23 lutego 2016 r., to PIT-11 za 2015 r. należałoby wystawić do 29 lutego 2016 r., gdyż jest to ustawowy termin do przekazania podatnikowi tej informacji.