Zastępca na wypadek kontroli podatkowej

Prowadzę biuro rachunkowe. Czy mogę reprezentować klientów w czasie kontroli z urzędu skarbowego na podstawie zawartych z nimi umów o świadczenie usług księgowych, czy muszę mieć specjalne upoważnienie?

Kontrola podatkowa odbywa się w obecności uprawnionych osób. Zasadniczo bierze w niej udział kontrolowany. W imieniu osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej występuje osoba upoważniona do ich reprezentowania lub prowadzenia spraw.

Podatnik może jednak wyznaczyć zastępcę. Rozwiązaniem wykorzystywanym na potrzeby kontroli podatkowych jest ustanowienie reprezentanta upoważnionego do działania w tym zakresie. Przewiduje to art. 281a Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). Reprezentant jest uprawniony do odebrania zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, wyrażenia zgody na wcześniejsze jej rozpoczęcie, przyjęcia upoważnienia do jej przeprowadzenia. Może także uczestniczyć we wszystkich czynnościach kontrolnych oraz składać wyjaśnienia i zastrzeżenia do protokołu dokumentującego przebieg kontroli. Podatnik ma prawo ograniczyć opisany zakres zadań powierzonych reprezentantowi. Wymaga to jednak zamieszczenia odpowiednich zastrzeżeń w upoważnieniu. Upoważnienie musi być sporządzone na piśmie. Wyznaczoną osobę zgłasza się w urzędzie skarbowym właściwym w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym. Upoważnienie jest ważne na wypadek każdej kontroli. Nie trzeba go przedkładać za każdym razem, gdy urzędnicy przystępują do weryfikacji rozliczeń podatkowych.

Druk upoważnienia do reprezentowania w trakcie kontroli dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.

Nie ma przeciwwskazań, aby umocowanie do zastępowania podatnika w czasie kontroli podatkowej miało formę pełnomocnictwa. Wynika to z art. 136 w zw. z art. 292 Ordynacji podatkowej. Uprawnienia pełnomocnika są szersze niż reprezentanta. Pełnomocnik, działając w zakresie udzielonego mu upoważnienia, dokonuje bowiem czynności prawnych w imieniu i na rzecz podatnika. Pełnomocnictwo przedkłada się do akt danej kontroli podatkowej, czyli dopiero po jej wszczęciu.

Właściciel biura rachunkowego nie może więc reprezentować swoich klientów w czasie kontroli podatkowych wyłącznie na podstawie umowy o świadczenie usług księgowych. Musi legitymować się upoważnieniem do reprezentowania w zakresie kontroli podatkowych lub odpowiednim pełnomocnictwem.