Gazeta Podatkowa nr 65 (1106) z dnia 14.08.2014

Konsekwencje nieodbierania pism urzędowych

Postępowanie podatkowe to okres wzmożonej wymiany korespondencji między podatnikiem a urzędnikami. Pisma - z różnych powodów - nie zawsze trafiają do adresata. Nie oznacza to jednak, że nie trzeba przejmować się ich treścią. Pisma nie muszą być odebrane, aby zostały uznane za doręczone.

Fikcja doręczenia

Pismo nie musi trafić do adresata, a mimo to jest traktowane jak doręczone. Trzeba liczyć się z tym w dwóch przypadkach: odmowy odbioru przesyłki oraz niepodjęcia jej w terminie po otrzymaniu awiza.

Adresat nie ma obowiązku przyjąć urzędowego pisma doręczanego przez operatora pocztowego lub pracownika organu podatkowego. Jeżeli odmawia, doręczyciel sporządza odpowiednią adnotację na formularzu potwierdzenia odbioru. Wskazuje w niej, że adresat nie chciał przyjąć pisma i podaje datę, kiedy do tego doszło. Przesyłka jest zwracana nadawcy. Pismo uważa się jednak za doręczone w dniu, w którym miała miejsce odmowa jego przyjęcia.

List, którego nie udało się dostarczyć, np. z powodu nieobecności adresata w domu, trafia natomiast na 14 dni do placówki pocztowej - jeżeli próbował go doręczyć operator pocztowy, albo do urzędu miasta (gminy) - gdy doręczycielem był pracownik organu podatkowego lub inna upoważniona osoba. Adresat jest zawiadamiany o miejscu przechowywania pisma. Awizo umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy nie jest to możliwe - na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym wykonuje czynności zawodowe, albo w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję. Wymagane jest pozostawienie dwóch zawiadomień. Drugie zostawia się w przypadku niepodjęcia pisma w terminie 7 dni. Awizowaną przesyłkę, która nie zostanie odebrana w ciągu 14 dni, uważa się za doręczoną z upływem ostatniego dnia tego okresu.

Niepożądany efekt

Takie sytuacje mogą być źródłem wielu problemów. Podatnik nie zna treści przesyłki. Pismo nieodebrane, ale uznane za doręczone wywołuje natomiast określone skutki prawne, np. następuje wszczęcie postępowania podatkowego, zostaje wyznaczony termin zapoznania się z materiałem dowodowym, biegnie termin do wniesienia odwołania od decyzji itp. Podatnik, nie wiedząc o tym, nie może skutecznie bronić swoich interesów.

Niepożądanym skutkom nieodebrania pisma można zapobiec. Przede wszystkim należy pamiętać, aby informować urzędników o zmianie danych adresowych, np. o podaniu nowego miejsca zamieszkania lub adresu siedziby.

Przeprowadzka, zamknięcie lokalu lub czasowa likwidacja organu uprawnionego do reprezentowania firmy nie może usprawiedliwiać nieodbierania przesyłek. Podatnik powinien dochować wszelkiej staranności, aby zapewnić skuteczną komunikację. Musi więc zgłosić adres, na który mają być dostarczane przesyłki. Jeżeli nie dopełni tych formalności, pisma będą kierowane na dotychczasowy adres i traktowane jako doręczone (por. wyrok NSA z dnia 25 lutego 2014 r., sygn. akt II FSK 1244/12). Zmiany adresu nie należy jednak utożsamiać z wyjazdem w celach turystycznych lub służbowych. Zawiadomienie organu podatkowego o takiej podróży ma jedynie walor informacyjny. Nie stoi natomiast na przeszkodzie w doręczaniu pism (por. wyrok NSA z dnia 27 stycznia 2012 r., sygn. akt II FSK 2097/10).

W przypadku gdy podatnik powiadomi organ podatkowy o nowym adresie już po nadaniu pisma, ale jeszcze przed jego dotarciem pod poprzedni adres, procedura doręczenia musi być powtórzona (por. wyrok NSA z dnia z dnia 7 czerwca 2013 r., sygn. akt I FSK 1013/12).

Aktualizacja danych adresowych nie zawsze wystarczy. W przypadku dłuższych nieobecności warto pomyśleć o ustanowieniu pełnomocnika. Niekoniecznie trzeba udzielić mu upoważnienia do poprowadzenia całej sprawy. Można zlecić mu tylko odbiór korespondencji.

Osoba, która w trakcie postępowania podatkowego planuje dłuższy wyjazd poza Polskę, ma zresztą obowiązek ustanowić pełnomocnika do spraw doręczeń. Należy go wyznaczyć w przypadku wyjazdu za granicę na co najmniej 2 miesiące. Nie trzeba tego robić, jeśli podatnik jest już reprezentowany przez pełnomocnika. Fakt ustanowienia pełnomocnika do spraw doręczeń należy zgłosić urzędowi skarbowemu właściwemu w sprawie. Jeśli podatnik nie dopełni powyższych obowiązków, pisma będą wysyłane na jego dotychczasowy adres ze skutkiem doręczenia.

Pełnomocnikiem podatnika może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Upoważnienia nie trzeba udzielać profesjonaliście, np. doradcy podatkowemu. Pełnomocnikiem można ustanowić pracownika, członka rodziny, sąsiada itp.

Pisma w sieci

Na popularności - zwłaszcza po uruchomieniu portalu podatkowego - będzie zapewne zyskiwać wymiana korespondencji drogą elektroniczną. Skutki nieodbierania e-maili od organu podatkowego są takie same jak nieprzyjmowania dokumentów doręczanych w formie papierowej.

Pełnomocnictwo można sporządzić przy pomocy programu DRUKI Gofin dostępnym na stronie internetowej: www.druki.gofin.pl.

Urzędnicy przesyłają pisma przez internet, gdy podatnik zainicjuje korespondencję w tej formie, złoży wniosek o doręczanie dokumentów za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub wyrazi zgodę na dostarczanie ich w tym trybie. Na skrzynkę mailową nie otrzymuje się samego pisma. Przesyłane jest jedynie zawiadomienie zawierające informację z adresem elektronicznym, z którego można pobrać dokument (wraz z niezbędnymi pouczeniami). Dostęp do pisma uzyskuje się po wejściu na podany adres i podpisaniu urzędowego poświadczenia odbioru. Dniem doręczenia jest data potwierdzenia odbioru dokumentu. W przypadku gdy podatnik nie odbierze pisma w ciągu 7 dni od dnia wysłania zawiadomienia, dostaje drugiego e-maila. Dokument nieprzyjęty w ciągu 14 dni od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia uważa się za doręczony.

Podatnik ma obowiązek informować urzędników o zmianie adresu elektronicznego. Jeżeli tego nie zrobi, korespondencja jest wysyłana na dotychczasową skrzynkę mailową ze skutkiem doręczenia.

Organ podatkowy, mimo uznania nieodebranego pisma za doręczone, pozostawia je jednak w swoim systemie teleinformatycznym jeszcze przez co najmniej 3 miesiące. Adresat może zapoznać się z jego treścią. Uzyska również informację o dniu uznania pisma za doręczone oraz datach wysłania e-awiz.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.)